I report sono uno strumento di cui si parla molto, ma spesso viene tralasciato un aspetto tra i più importanti: quali caratteristiche devono avere per essere realmente utili all’impresa?
Lo scopo principale dei report è, infatti, quello di poter permettere agli operatori di prendere decisioni informate, per poter portare miglioramenti al business, qualunque esso sia.
Ecco perché documenti infiniti, complicati e astrusi possono generare l’effetto contrario, ovvero affaticare chi legge e diventare quasi degli ostacoli nel processo decisionale.
Come creare, invece, report snelli, chiari, e utili al management?
Iniziamo dalle basi.
Cosa sono i report è perché sono così importanti nel processo di gestione finanziaria?
Il report è un documento che raccoglie e presenta dati, analisi e informazioni sulla performance e sulle attività di un’azienda.
Immaginiamo di avere un quadro chiaro e dettagliato di come stanno andando le cose senza dover chiedere a tutti cosa stia succedendo: ecco, questo è il compito di un buon report.
I report sono essenziali per la gestione finanziaria perché forniscono una panoramica chiara e precisa delle finanze aziendali.
In parole molto spicce, aiutano il management a capire dove vanno i soldi, dove dovrebbero andare e, soprattutto, dove non dovrebbero andare.
Inoltre, facilitano la pianificazione strategica, permettendo di prendere decisioni informate basate su dati concreti piuttosto che su intuizioni o congetture.
Questo ci porta al prossimo punto.
Come si fa un buon report aziendale?
Un buon report aziendale sa dare un quadro chiaro e coerente di un certo comparto, o di un progetto in corso. Ne mostra le evoluzioni nel tempo e contiene i dati principali schematizzati e resi più intuibili grazie all’inserimento di grafici.
Inoltre, un buon report sa prevenire, o perlomeno rispondere, alle domande che il management può farsi relativamente alla questione che sta rappresentando.
Se, ad esempio, si sta facendo della reportistica a tema finanziario e il management vuole sapere se l’impresa riuscirà a far fronte ai propri impegni finanziari durante il mese in corso, un buon report saprà riassumere il tutto partendo dal saldo disponibile, composto da saldi banca e SBF presentato.
Ad esso si aggiungeranno i tassi previsti e si toglieranno tutti gli impegni finanziari, quali ad esempio le scadenze dei fornitori, i movimenti di budget come gli stipendi, le assicurazioni, F24 … e la restituzione di eventuali rate dei finanziamenti o le scadenze dei finanziamenti a breve.
Se il report contiene tutto questo, con le singole voci definite, chiare e facili da leggere, il management potrà avere sott’occhio un quadro chiaro che gli permetterà di capire se effettivamente l’impresa riuscirà a far fronte ai propri impegni finanziari nel mese in corso (o di interesse).
Anticipare le domande
Inoltre, il report andrà ad anticipare eventuali domande del management, quali ad esempio quanto pesano i movimenti di budget? Quanto pesa la restituzione delle rate del finanziamento che abbiamo in corso?
Rispondere a questo in modo semplice e graficamente intuibile permette di risparmiare tempo e, soprattutto, di ottenere una visione chiara della situazione in corso, aspetto che apre le porte a decisioni informate e, di conseguenza, strategiche per un’impresa.
I limiti di Excel
Excel è uno degli strumenti attualmente più impiegati per creare dei report aziendali, soprattutto perché è uno dei programmi più utilizzati a livello aziendale nel mondo.
Excel a molte buone caratteristiche, però a nostro avviso non è adeguato per realizzare report di buon livello, sia per i limiti di realizzazione, che per la difficoltà di condivisione a livello aziendale, che può portare a collaborazioni limitate.
Sappiamo che il data analytics oggi è un fenomeno che sta acquistando sempre maggiore rilevanza nel mondo impresa, perché ogni attività ha oggi la necessità e anche la priorità di poter disporre di dati estremamente precisi, riportati in documenti che siano i più chiari e affidabili possibili.
Questo serve internamente all’azienda, ma anche nei rapporti esterni con banche, investitori e altri soggetti che gravitano attorno al mondo dell’impresa, a cui serve poter mostrare report professionali, chiari e allo stesso tempo ricchi di informazioni chiave.
Quali strumenti impiegare per creare report aziendali?
Tra gli strumenti più utili per creare report aziendali c’è la Business Intelligence e, nel dettaglio, la Power BI.
Si tratta di uno strumento di Microsoft che va a collegare i dati dell’azienda e permette di realizzare una reportistica estremamente raffinata e aggiornata in tempo reale.
In questo caso la parola d’ordine è automatizzazione, perché sulla base di dati già presenti in un certo sistema, la Power BI li rende fruibili con tutti i vantaggi tipici di questa soluzione, tra cui la grande potenzialità grafica, la possibilità di navigare dentro i numeri e di utilizzare lo strumento anche in mobilità e fuori dall’azienda.
Per questo motivo GOLD La Tesoreria ha integrato la Power BI di Microsoft in cruscotti che offrono prestazioni top e permettono di:
- Aiutare il management e tutti gli operatori a condividere informazioni, dettagliate. Grazie a dati reali, l’operatività è condivisa e il lavoro risulta semplificato.
- Colmare il gap tra dati e processo decisionale, perché i report aziendali dei cruscotti vengono generati velocemente, si basano su dati che interessano realmente il management e permettono di incrociare i risultati in modo semplice, anche quando interessano diversi comparti (banche, amministrazione, liquidità…).
Qualche esempio?
I cruscotti Power BI di GOLD La Tesoreria sono organizzati in quattro macro sezioni principali, che racchiudono le analisi presenti nella soluzione per la gestione della tesoreria, guidando la navigazione in modo estremamente intuitivo.
Il menu di navigazione è personalizzabile e, ad esempio, il management può sapere in tempo reale:
- Se nel mese in corso l’impresa riesce a far fronte ai propri impegni finanziari;
- Quali sono le uscite certe che l’impresa dovrà affrontare nei prossimi X mesi;
- Come si muoveranno i saldi nei conti delle singole banche e, nel complesso, nel meteo per il periodo;
- Se sono stati stimati correttamente i flussi finanziari;
- Molto altro ancora
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Risorse utili: 5 powerful benefits of data analytics you should be aware of – Toronto School of Management
Benefits of Studying Data Analytics: How to Learn & Skills – Bay Atlantic University
